ما هو نظام دعوتي؟
نظام رقمي سحابي مبتكر مصمم خصيصًا لتمكين المؤسسات الحكومية والشركات الكبرى من إدارة كافة الدعوات الرسمية لمقرات أعمالهم بطريقة سلسة وآمنة. يتميز النظام بواجهة مستخدم متكاملة تقدم أعلى مستويات الخصوصية والأمان، مما يتيح تفاعلاً سلسًا بين الموظفين والزوار ويسهل عملية إدارة الدعوات الرسمية.
يهدف “دعوتي” إلى أتمتة محاضر الاجتماعات وتبسيط الإجراءات المتعلقة بالدعوات الداخلية وتنظيم مناطق الاستقبال والأمن، بالإضافة إلى توفير خدمات تحقق الأمان للموظفين ويسهل إجراءات الدخول، مما يعزز من كفاءة سير العمل ويضمن تنظيم الاجتماعات بشكل سلس.
النظام يدعم التكامل السلس مع الأنظمة الأخرى والتقويمات، مما يجعله حلاً مثاليًا لمختلف القطاعات الحكومية والخاصة، ويضيف قيمة حقيقية لبيئة العمل من خلال تعزيز الإنتاجية، الكفاءة، ومستويات الأمان.
لماذا تختار نظام دعوتي؟
أتمتة الإجراءات
أتمتة الدعوات الرسمية والاجتماعات الداخلية والخارجية مع تبسيط إشعارات التنبيهات اللازمة للإدارات المختلفة مثل التصاريح ومواقف السيارات.
تنسيق وإدارة الدعوات
تسهيل الإجراءات المعقدة المتعلقة بتنسيق وإدارة الدعوات والاجتماعات مع تحقيق أعلى معايير الأمان والخصوصية.
أعلى مستويات الأمان
التكامل مع أنظمة الأمن ومناطق الاستقبال لتيسير دخول الزوار وضمان التحقق الأمني اللازم.
تقارير أداء متكاملة
توفير تقارير مخصصة تساعد في رفع مستوى الفاعلية والشفافية وتحسين الأداء.
أجندة اجتماعات مبسطة
أتمتة جداول ومحاور الاجتماعات وتلخيصاتها لضمان الكفاءة والالتزام بالجدول الزمني.
مميزات نظام دعوتي
نظام سحابي متكامل يوفر مرونة في الوصول.
أتمتة دخول الزوار عبر نقاط الأمن والاستقبال.
عرض التقويم الخاص بالموظفين لتسهيل جدولة الاجتماعات.
إمكانية قبول أو رفض الدعوات مع إشعار جميع الأطراف المعنية.
سهولة البحث عن الاجتماعات والاحتفاظ بكافة تفاصيلها.
جدولة ومتابعة المواعيد والدعوات من أي مكان.
تنظيم وتسريع إجراءات دخول الزوار.
إرسال إشعارات وتنبيهات الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني.
ترقيم تسلسلي لجميع مواعيد الاجتماعات.
أتمتة أجندة ومحاضر الاجتماعات بالكامل.
إدارة الدعوات إلكترونيًا بنسبة 100%.
الاحتفاظ بمعلومات الزوار في النظام لتسهيل الإجراءات المستقبلية.
تقديم باركود يحتوي على جميع معلومات الاجتماعات.
مرونة في تحديد ساعات العمل بما يتناسب مع متطلبات الشركة.
توفير مستويات عالية من الخصوصية والسرية.
أهمية نظام دعوتي
الإدارة الشاملة
منصة شاملة لإدارة الدعوات الرسمية والاجتماعات، بما في ذلك الجدولة، التنظيم، ومحاضر الاجتماعات والمتابعة.
الحوكمة والرقابة
توفير آليات رقابة وتحكم لعمليات الاجتماعات، مع إمكانية إنشاء تقارير مخصصة لتحليل الأداء.
تمكين المستخدم
تمكين المستخدم من إدارة جميع جوانب الدعوات والاجتماعات بكفاءة وسهولة، مع استجابة سريعة للدعوات والحصول على المعلومات اللازمة.
التفاعل مع الزائر
توفير وسيلة مبسطة للزوار للتفاعل مع الدعوات والوصول إلى معلومات الاجتماعات بسهولة، بما في ذلك الجدول الزمني والمكان والمشاركين.
أعلى مستوى من الأمان
يتيح لموظفي الاستقبال والأمن التحقق الإلكتروني من الدعوات الرسمية والوصول السريع إلى المعلومات المتعلقة بالاجتماع، مع ضمان سرعة الوصول ومستويات عالية من الأمان.
